پایان ماه که می‌رسد، حقوق معلم‌ها پرداخت شده و حسابدار مدرسه خیال می‌کند کار تمام است. اما برای مدرسه‌ای که کارکنانش را از طریق خودش بیمه می‌کند، یک کار دیگر هم مانده: لیست بیمه ماهانه تأمین اجتماعی. این لیست چیزی نیست که آخرین روز ماه از صفر بنویسید؛ هر عددی که در آن می‌نشیند، باید با حقوقی که واقعاً پرداخت کرده‌اید بخواند. در این مقاله می‌بینیم لیست چه چیزهایی می‌خواهد، کجا معمولاً گیر می‌کند و چطور می‌شود آن را از دل پرداخت‌های ثبت‌شده بیرون کشید.
لیست بیمه دقیقاً چیست و چه کسی را شامل می‌شود؟
کارفرما هر ماه باید فهرست افراد بیمه‌شده‌ی کارگاه را با کارکرد و دستمزدشان به تأمین اجتماعی اعلام کند و حق بیمه را پرداخت کند. راهنماهای منتشرشده‌ی ۱۴۰۵ مهلت هر دو مرحله را، یعنی ارسال لیست و پرداخت حق بیمه، تا پایان ماه بعد ذکر می‌کنند و برای تأخیر در هر کدام جریمه در نظر گرفته شده است. سازمان گاهی مهلت یک ماه خاص را تمدید می‌کند، ولی آن یک استثناست و نباید روی آن حساب کرد. تاریخ و درصد دقیق جریمه را همیشه از سامانه‌ی کارفرمایان یا مرکز ۱۴۲۰ تأیید کنید.
در مدرسه همه‌ی کارکنان یک جور بیمه نمی‌شوند:
- نیروهای رسمی آموزش‌وپرورش را وزارتخانه بیمه می‌کند و در لیست مدرسه جایی ندارند.
- معلمان و کارکنان قراردادی مدرسه (حق‌التدریس، ساعتی، ماهانه) را خود مدرسه باید در لیست بیاورد.
اگر درباره‌ی پیامد قانون ۳۰ ساعت تدریس و ۳۰ روز بیمه برای معلمان ساعتی سؤال دارید، آن را در مقاله‌ی بخشنامه‌ی بیمه معلمان غیردولتی و طرح ۳۰ ساعت کار جداگانه توضیح داده‌ایم. اینجا تمرکز ما روی خود لیست ماهانه است.
چه اطلاعاتی باید پیش از ساختن لیست آماده باشد؟
بیشتر تأخیرها از خود فرم نمی‌آید؛ از اطلاعاتی می‌آید که موقع ساختن لیست پیدا نمی‌شود. این‌ها را یک بار برای همیشه جمع کنید:
- کد کارگاه مدرسه و مشخصات کارگاه در تأمین اجتماعی.
- شماره بیمه هر نفر. بدون آن، ردیف او را سامانه نمی‌پذیرد. برای معلم تازه‌واردی که بیمه‌ی قبلی ندارد، باید همان ابتدای همکاری تکلیفش روشن شود.
- کد ملی، نام و نام پدر درست و یکدست. یک غلط تایپی در کد ملی کل ردیف را برمی‌گرداند.
- تاریخ شروع همکاری و در صورت قطع همکاری، تاریخ پایان. کارکرد ماه اول و آخر با همین تاریخ‌ها حساب می‌شود.
- کارکرد و دستمزد ماه هر نفر، همان که در فیش حقوقی پرداخت‌شده آمده است.
سه جایی که لیست معمولاً با حقوق نمی‌خواند
۱. حقوق ماه در دو پرداخت جدا ثبت شده
مدرسه‌ها اغلب یک ماه را در دو بار پرداخت می‌کنند: مساعده‌ی وسط ماه و باقی‌مانده در آخر. اگر لیست را از روی یکی از این دو بسازید، دستمزد نصف می‌شود. لیست باید مجموع پرداخت‌های همان ماه برای هر فرد باشد.
۲. حقوق‌های اصلاحی و پرداخت باطل‌شده
پرداختی که اشتباه ثبت و باطل شده، نباید در لیست بماند. حقوقی که بعداً اصلاح شده هم باید با مبلغ نهایی بیاید، نه مبلغ اول.
۳. معلم ساعتی و حساب «ماه چهار هفته»
برای معلم ساعتی، کارکرد ماه از جمع ساعت‌های تدریس به دست می‌آید و هر مدرسه روی ساعت‌ها فرمول خودش را دارد. بهتر است همین عددی که در فیش حقوقی چاپ می‌شود مبنای لیست هم باشد، تا فیش و لیست یک روایت واحد داشته باشند. فرمول‌های جدا برای فیش و لیست، اولین جایی است که ماه بعد سؤال‌برانگیز می‌شود.
مقایسه‌ی دو روش: دستی در برابر استخراج از حقوق ثبت‌شده
| موضوع | تایپ دستی در برنامه لیست | استخراج از پرداخت‌های ثبت‌شده |
|---|---|---|
| منبع اعداد | دوباره‌نویسی از فیش یا اکسل | همان پرداخت‌های ثبت‌شده‌ی ماه |
| پرداخت در دو نوبت | باید خودتان جمع بزنید | جمع‌شده برای هر نفر |
| پرداخت باطل‌شده | ممکن است جا بماند | کنار گذاشته می‌شود |
| نبودن شماره بیمه | در سامانه می‌فهمید | پیش از ساخت فایل هشدار می‌گیرید |
| تکرار هر ماه | تقریباً از اول | چند کلیک |
در یکانو چطور انجام می‌شود؟
در نرم‌افزار حسابداری مدارس یکانو، کنار فهرست پرداخت‌ها دکمه‌ی «لیست بیمه» هست. سال و ماه را انتخاب می‌کنید و ردیف‌ها از همان پرداخت‌های حقوقی ثبت‌شده‌ی ماه ساخته می‌شود؛ پرداخت‌های باطل‌شده نمی‌آیند و دو پرداخت یک ماه برای هر فرد جمع می‌شوند. کارکنان رسمی که وزارتخانه بیمه‌شان می‌کند هم وارد لیست نمی‌شوند.
اگر چیزی کم باشد، مثلاً کد کارگاه یا شماره بیمه‌ی یک نفر، قبل از دانلود همان‌جا فهرست می‌شود و فایل تا رفع آن ساخته نمی‌شود. خروجی یک فایل فشرده با دو فایل به ساختار برنامه‌ی «لیست دیسک» تأمین اجتماعی است. ارسال آن به سامانه، و بازبینی نهایی لیست پیش از ارسال، با خود مدرسه است؛ یکانو لیست را نمی‌فرستد و جای تأیید کارفرما را نمی‌گیرد. نرخ‌های سهم بیمه‌شده، کارفرما و بیکاری هم قابل تنظیم است و در عمل معمولاً با نرخ‌های رایج کار می‌شود، ولی نرخ‌های هر سال را خودتان با ابلاغیه‌ی تأمین اجتماعی تطبیق دهید.
برای دیدن این بخش روی داده‌های مدرسه‌ی خودتان می‌توانید یک جلسه‌ی نمایش رایگان بگیرید.
چک‌لیست پایان هر ماه
- همه‌ی حقوق‌های ماه ثبت و پرداخت شده باشد و پرداخت اشتباه باطل شده باشد.
- برای هر نفر کد ملی و شماره بیمه کامل باشد.
- کارکرد معلمان ساعتی با ساعت‌های واقعی هماهنگ باشد؛ برای مرور محاسبه‌ی حقوق، چک‌لیست محاسبه حقوق پایان ماه کمک می‌کند.
- لیست ساخته و یک بار با فیش‌ها مقایسه شود.
- لیست و حق بیمه پیش از پایان مهلت ماه بعد ارسال و پرداخت شود، و رسید آن بایگانی شود.
جمع‌بندی
لیست بیمه آن‌قدر سخت نیست که مدرسه را زمین بزند، اما آن‌قدر ریز هست که اگر اعدادش با حقوق پرداخت‌شده نخواند، ماه بعد خودش را نشان بدهد. راه کم‌دردسر این است که لیست را از همان رکوردی بسازید که حقوق از آن پرداخت شده، نه از یک اکسل جداگانه. اگر هنوز قرارداد کارکنان شما شفاف نیست، پیش از هر چیز راهنمای قرارداد کار کارکنان مدرسه غیردولتی را مرور کنید.