اول مهر است و پدر یکی از دانش‌آموزان آمده برای ثبت‌نام. سال پیش، چهارده میلیون تومان از شهریه‌اش مانده بود و قول داده بود تا شروع سال تسویه کند. حالا یک سؤال ساده جلوی مسئول مالی است: این چهارده میلیون را کجا بنویسم؟
جواب «همان‌جا که بود» نیست، چون آن دفتر بسته شده. جواب «روی شهریه‌ی امسال» هم نیست. در این مقاله می‌بینیم چرا، و مانده‌ی سال قبل را چطور باید نگه داشت.
سه راهی که معمولاً انتخاب می‌شود و هر سه مشکل دارند
| روش | مشکلش چیست؟ |
|---|---|
| مانده را به شهریه‌ی امسال اضافه کنیم و یک عدد کل بدهیم | مبلغ شهریه‌ی مصوب با بدهی قدیمی قاطی می‌شود. هر کسی که رسید یا کارنامه‌ی مالی را ببیند، رقمی بالاتر از نرخ مصوب می‌بیند و باید توضیح بدهید که این رقم از کجا آمده. |
| مانده در پرونده‌ی سال قبل بماند | از فهرست بدهکاران امسال بیرون است. کسی یادش نمی‌ماند، و وقتی خانواده پول را واریز می‌کند، معلوم نیست رسید در کدام سال ثبت شود. |
| یادداشت کاغذی یا فایل جدا | تا اولین تغییر مسئول مالی کار می‌کند. بعد از آن فقط یک عدد است که کسی نمی‌داند از کجاست. |
اصل کار: یک ردیف جدا، با برچسبِ سالِ مبدأ
مانده‌ی سال قبل شهریه‌ی جدید نیست؛ بدهی قدیمی است که به سال جدید آمده. پس باید به شکل یک قلم جداگانه ثبت شود که از اسمش معلوم باشد مال کدام سال است، مثلاً «مانده بدهی سال قبل (۱۴۰۴-۱۴۰۵)». چند نکته‌ی مهم دیگر هم دارد:
- مبلغ ثابت است. همان مانده‌ی لحظه‌ی انتقال را می‌نویسید. اگر بعداً چیزی در سال قبل تغییر کند، این قلم خودبه‌خود عوض نمی‌شود.
- شهریه‌ی جدید دست‌نخورده می‌ماند. نرخ مصوب امسال، تخفیف‌ها و اقساط همان‌طور که تعریف کرده‌اید می‌مانند.
- مانده یک‌جا سررسید است. برخلاف شهریه که در طول سال تقسیم می‌شود، بدهی قدیمی را می‌توان از همان اول مطالبه کرد، مگر اینکه مدرسه برایش جداگانه تقسیط تعریف کند.
- اگر دو سال قبل هم بدهی بود، مانده‌ی سال قبل شامل آن هم هست و با هم منتقل می‌شود.
در یکانو چطور انجام می‌شود؟
در صفحه‌ی «بدهکاران»، وقتی سال قبل کسی بدهکار مانده باشد، دکمه‌ی «انتقال بدهی سال قبل» ظاهر می‌شود. مراحل کار این است:
- پیش‌نمایش. فهرست همه‌ی کسانی که سال قبل بدهکار بودند، با وضعیت هر نفر: آماده‌ی انتقال، قبلاً منتقل‌شده، یا «در سال جدید ثبت‌نام نشده».
- انتخاب. خودتان تیک می‌زنید که برای چه کسانی انجام شود؛ لازم نیست همه را یک‌جا ببرید.
- اجرا. برای هر نفر یک ردیف با عنوان «مانده بدهی سال قبل (سال مبدأ)» در سال جدید ساخته می‌شود.
چند رفتار مهم که جلوی اشتباه را می‌گیرد:
- کسی که هنوز در سال جدید ثبت‌نام نشده، در فهرست دیده می‌شود ولی منتقل نمی‌شود؛ چون در فهرست بدهکاران امسال جایی ندارد.
- سال قبل دست‌نخورده می‌ماند.
- رسیدی که از این به بعد برای آن خانواده صادر می‌شود، اول همین مانده را تسویه می‌کند و بعد سراغ شهریه‌ی جدید می‌رود.
- در دفاتر حسابداری، این مانده دوباره به‌عنوان شهریه‌ی تازه ثبت نمی‌شود؛ طلب مدرسه از همان دانش‌آموز است که ادامه پیدا کرده. پس درآمد یا طلب دوبار شمرده نمی‌شود.
- اگر اشتباه کردید، می‌توانید انتقال را برگردانید، تا وقتی که پولی بابت همین ردیف دریافت نشده.
چک‌لیست قبل از انتقال
- رسیدهای آخرین روزهای سال قبل ثبت شده باشد، تا مانده‌ی انتقالی درست باشد.
- چک‌های دریافتی سال قبل که هنوز وصول نشده‌اند را یک بار مرور کنید. اگر وصول شوند، رسیدشان سال را عوض نمی‌کند، پس بهتر است تکلیفشان روشن باشد.
- دانش‌آموزان جدید و انتقالی را در سال جدید ثبت‌نام کنید؛ بدون ثبت‌نام، انتقال انجام نمی‌شود.
- با خانواده‌هایی که مانده دارند درباره‌ی نحوه‌ی تسویه صحبت کنید. برای این گفتگو، مقاله‌ی چطور با اولیا درباره‌ی شهریه‌ی معوقه صحبت کنیم کمک می‌کند.
کنار بقیه‌ی کارهای شروع سال
انتقال مانده فقط یکی از کارهای اول مهر است. فهرست کامل، از تعریف سال مالی تا انتقال دانش‌آموزان، در چک‌لیست مالی شروع سال تحصیلی جدید آمده است. و اگر مانده‌های قدیمی را باید طی چند ماه بگیرید، روش‌های مدیریت اقساط و پیگیری مطالبات را هم ببینید.
اگر دوست دارید این مراحل را روی داده‌ی خودتان ببینید، می‌توانید یک جلسه‌ی نمایش یکانو درخواست کنید.