هر بار که صحبت از مالیات مدرسه میشود، بیشتر حواسها میرود سمت معافیت ماده ۱۳۴ و اظهارنامه. ولی یک تکلیف دیگر هم هست که حسابدارهای مدارس هر چند ماه یکبار با آن روبهرو میشوند: بارگذاری دفاتر تجاری الکترونیکی در سامانه مالیاتی. این نوشته درباره این نیست که مدرسه شما مشمول هست یا نه؛ آن را باید حسابدار یا مشاور مالیاتی خودتان بر اساس وضعیت حقوقی مدرسه تعیین کند. درباره این است که اگر قرار شد فایل را بفرستید، آن فایل از کجا میآید و چه شکلی دارد.
دفاتر تجاری الکترونیکی دقیقاً چیست؟
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی جایگزین دفتر روزنامه و دفتر کلِ کاغذی و پلمپشده است. بهجای نوشتن دستی، فایل اکسل یا CSV از اسناد حسابداری را در پرونده مالیاتی خودتان بارگذاری میکنید. هر ردیف آن یک ردیف از یک سند حسابداری است: تاریخ، کد و عنوان حساب کل، کد و عنوان حساب معین، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار به ریال.
نکتهای که خیلیها اول کار نمیدانند: این فایل از روی دفتر دوطرفه ساخته میشود. فهرست رسیدها و پرداختها، حتی اگر کامل و مرتب باشد، خودش دفتر روزنامه نیست. بدون سند حسابداری بدهکار و بستانکار، چیزی برای بارگذاری وجود ندارد و حسابدار مجبور است همهچیز را از اول دستی سند بزند.
مهلتها: چرا اینجا عدد قطعی نمینویسیم
دوره و مهلت ارسال در سالهای اخیر عوض شده و در منابع مختلف هم یکسان گزارش نمیشود: جایی از دورههای ششماهه صحبت شده، جایی از فصلی، و مهلت فصل بهار ۱۴۰۵ هم بر اساس اطلاعیهها تا پایان مرداد اعلام شده است. برای مهلت دقیق دورهای که در آن هستید، به خود سامانه یا حسابدار مراجعه کنید؛ عددی که در یک وبلاگ میخوانید ممکن است تا فردا تمدید یا عوض شده باشد.
مشکل همیشگیِ مدرسهها: دفاتر از کجا بیاید؟
در اغلب مدارس غیردولتی، حسابداری یعنی یک اکسل، یک دفترچه و رسیدهایی که در پوشهها مانده. وقتی زمان بارگذاری میرسد، حسابدار یکی از این سه کار را میکند:
- همه رسیدها و پرداختهای ماهها را دستی به سند حسابداری تبدیل میکند؛ چند روز کار پرخطا.
- مدرسه را یکجا به یک نرمافزار حسابداری عمومی میسپارد و دوباره همان اطلاعات را آنجا وارد میکند؛ یعنی کار تکراری.
- فایل را با اعدادی پر میکند که با واقعیت دفتر مدرسه نمیخواند.
هر سه، از یکجا شروع میشوند: رویدادهای مالی مدرسه در سیستمی که سند حسابداری تولید کند ثبت نشدهاند.
در یکانو این فایل چطور ساخته میشود
یکانو پشت هر رسید، پرداخت، چک، پرداخت حقوق و ثبتنامِ شهریه، خودکار یک سند حسابداری میزند و کاربر کار اضافهای ندارد. شهریه هم طبق استاندارد ۴۳ ثبت میشود: هنگام ثبتنام بهصورت پیشدریافت و ماهبهماه، همزمان با آموزشدادنشدن، به درآمد منتقل میشود. با این ساختار، دفاتر روزنامه، کل، معین و تفصیلی همیشه آمادهاند و هیچ عددی جدا از اسناد ذخیره نمیشود.
برای گرفتن فایل:
- از منوی حسابداری ← دفاتر بازه تاریخ دورهای را که میخواهید انتخاب کنید.
- دکمه دفاتر تجاری الکترونیکی را بزنید.
- فایل را دانلود کنید و همانطور که هست به حسابدار بدهید یا خودتان بارگذاری کنید.
چند نکته درباره این خروجی که بهتر است بدانید:
| موضوع | وضعیت در یکانو |
|---|---|
| چه اسنادی وارد فایل میشود | فقط اسناد قطعی؛ سند موقت و یادداشت هنوز جزو دفاتر رسمی حساب نمیشود |
| قالب فایل | اکسل تا هزار ردیف، بالاتر از آن CSV |
| ستونها | ردیف، تاریخ، کد و عنوان کل، کد و عنوان معین، شرح، بدهکار و بستانکار به ریال |
| مبالغ | همیشه ریال، حتی اگر بقیه برنامه را تومانی میبینید |
| هزینه | رایگان؛ بخشی از حسابداری یکانو است و ماژول جداگانه نیست |
ترتیب و عنوان ستونها با فایل الگویی که از پرونده مالیاتیِ یک مدرسه در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دانلود شده مقایسه و منطبق شده است. با این حال هر بار پیش از بارگذاری، پیشنمایش ده ردیف اول سامانه را نگاه کنید؛ سامانهها گاهی قالب را عوض میکنند.
قبل از گرفتن فایل چه چیزهایی را چک کنیم
- راهاندازی دفاتر انجام شده باشد. یکبار در بخش حسابداری، مبنای دوره (سال تحصیلی یا سال شمسی) و تاریخ شروع دفاتر را انتخاب میکنید و یکانو تاریخچه گذشته را هم سند میزند.
- اسناد موقت را قطعی کنید. فایل رسمی فقط اسناد قطعی را دارد؛ اگر حسابدار هنوز اسنادی را قطعی نکرده باشد، در فایل نمیآیند.
- صفحه «سلامت دفاتر» را نگاه کنید. نامتوازنبودن سند یا اختلاف دفاتر با لیست بدهکاران همانجا نشان داده میشود.
- سرفصلهای هزینه به حساب درست وصل باشند. اگر سرفصلی سفارشی ساختهاید، معین آن را بازبینی کنید.
یکانو چه کاری را انجام نمیدهد
یکانو فایل را میسازد؛ به سامانه مالیاتی چیزی نمیفرستد. ورود به پرونده مالیاتی، بارگذاری و تأیید نهایی با مدرسه یا حسابدار است. همچنین نمیگوید مدرسه شما مشمول این تکلیف است یا نه، و دوره یا مهلت را هم جای شما تعیین نمیکند. اینها تصمیم حسابدار است؛ یکانو فقط اعداد را درست و تراز نگه میدارد.
ارتباط با سایر کارهای مالیاتی مدرسه
دفاتر الکترونیکی یکی از چند کار مالیاتی است و با بقیه قاطی نشود. تفاوت معافیت ماده ۱۳۴ با سامانه مودیان را در تکالیف مالیاتی مدرسه غیرانتفاعی و سامانه مودیان توضیح دادهایم. اگر حسابدار شما اظهارنامه سالانه را هم میبندد، فهرست اطلاعات مالی که حسابدار لازم دارد کمک میکند چیزی جا نماند. و پایان سال تحصیلی هم مراحل خودش را دارد که در بستن سال مالی با نرمافزار حسابداری مدرسه آمده.
جمعبندی
مسئله اصلی، ساخت خود فایل نیست؛ داشتن دفتر دوطرفهای است که فایل از آن بیرون بیاید. اگر رویدادهای مالی مدرسه از اول در سیستمی ثبت شود که برای هرکدام سند حسابداری بزند، بارگذاری دفاتر میشود چند کلیک بهجای چند روز کار. میتوانید در یک جلسه معرفی رایگان یکانو همین مسیر را روی دادههای مدرسه خودتان ببینید.