ثبت‌نام تمام شده و همه‌چیز آرام است. سه ماه بعد باید لیست مشمولان بیمه، پیامک اولیا یا فایل سیدا را آماده کنید و می‌بینید در ۴۰۰ پرونده ستون «نام پدر» خالی است. یا شماره تلفن مادر را فقط برای نیمی از دانش‌آموزان وارد کرده‌اند. پرونده‌ها هستند، فقط یک ستونشان ناقص است.
راه معمول این است که مسئول دفتر پرونده‌ها را یکی‌یکی باز کند، اطلاعات را از برگهۀ ثبت‌نام بخواند و تایپ کند. این کار چند روز طول می‌کشد و هر بار هم احتمال دارد اسم به پروندهۀ اشتباه برسد. در این مقاله می‌بینیم همین کار را با یک فایل اکسل چطور یک‌جا انجام دهیم، آن هم برای دانش‌آموزی که قبلاً در یکانو ثبت شده است.
| روش | مشکلش چیست؟ |
|---|---|
| بازکردن پرونده‌ها یکی‌یکی | کند است و خسته‌کننده. جای اشتباه تایپی هم زیاد است. |
| پاک کردن دانش‌آموزان و ورود دوبارهۀ کل فایل | ثبت‌نام، شهریه و رسیدهای قبلی را به خطر می‌اندازد. اصلاً راه درستی نیست. |
| ورود دوبارهۀ فایل بدون پاک کردن | در بسیاری از نرم‌افزارها یا پروندهۀ تکراری می‌سازد یا کسی را که از قبل هست رد می‌کند و چیزی تغییر نمی‌کند. |
اگر پرونده‌ها را از اکسل وارد نرم‌افزار کرده‌اید، راهنمای انتقال اطلاعات از اکسل به نرم‌افزار را هم ببینید. این مقاله دربارهۀ مرحلهۀ بعد است: دانش‌آموزان داخل نرم‌افزار هستند و باید اطلاعاتشان کامل یا اصلاح شود.
در یکانو فهرست دانش‌آموزان را همان‌طور که فیلتر کرده‌اید، مثلاً فقط یک کلاس، به‌صورت یک فایل اکسل می‌گیرید. سلول‌های ناقص را در اکسل پر می‌کنید و فایل را پس می‌دهید. نرم‌افزار قبل از ذخیره دقیقاً نشان می‌دهد چه چیزی تغییر می‌کند. تا شما تایید نکنید، هیچ چیزی نوشته نمی‌شود.
- در فهرست دانش‌آموزان، فیلتر دلخواه را بزنید (کلاس، پایه یا هر چیز دیگر) یا فقط ردیف‌های مورد نظر را تیک بزنید.
- روی «ویرایش با اکسل» بزنید و فایل را دانلود کنید.
- سلول‌های خالی را پر کنید. ستون «شناسه» را که پنهان است دست نزنید، چون با آن هر ردیف به دانش‌آموز درستش وصل می‌شود.
- فایل را بارگذاری کنید و پیش‌نمایش را بخوانید: چه کسی، کدام ستون، از چه مقداری به چه مقداری.
- اگر درست بود تایید کنید. همان فایل یک بار دیگر خوانده می‌شود و تغییرها ثبت می‌شود.
- سلول خالی یعنی «دست نزن». خالی بودن سلول هیچ‌وقت به معنای پاک کردن اطلاعات قبلی نیست. اگر نیمی از فایل را پر کرده‌اید، نیمهۀ دیگر همان‌طور که بود می‌ماند.
- حالت پیش‌فرض فقط جاهای خالی را پر می‌کند. اگر پرونده‌ای از قبل نام پدر دارد، فایل شما آن را عوض نمی‌کند. اگر واقعاً می‌خواهید مقدارهای موجود را هم اصلاح کنید، باید حالت «جایگزینی» را خودتان انتخاب کنید.
- هر ردیف با شناسهۀ خودش پیدا می‌شود، نه با اسم. اگر شناسه نباشد، کد ملی ملاک است. با اسم هیچ‌وقت کسی پیدا نمی‌شود، چون دو «محمد رضایی» در یک مدرسه عجیب نیست.
- ردیفی که مشکل دارد کنار گذاشته می‌شود، بقیه ذخیره می‌شوند. یک شمارهۀ تلفن غلط کل فایل را متوقف نمی‌کند. ردیف مشکل‌دار با دلیلش در پیش‌نمایش می‌آید.
- تغییرها ثبت می‌شوند. برای هر دانش‌آموزی که چیزی در پرونده‌اش عوض شده، یک سابقه با مقدار قبلی و بعدی ثبت می‌شود.
نام و نام خانوادگی، نام پدر و مادر، شغل پدر و مادر، تاریخ تولد، شمارهۀ تلفن‌ها، نشانی و ایمیل. چیزهای حساس را عمداً از این مسیر بیرون گذاشته‌ایم: کد ملی، کلاس، پایه و هر مبلغی از طریق این فایل تغییر نمی‌کند. اگر بخواهید کلاس یک نفر را عوض کنید یا شهریه‌ای را اصلاح کنید، باید از جای خودش انجام شود و سابقهۀ مالی را به هم نریزد.
فهرست کارکنان هم همین شکل را دارد. ستون‌های حقوق، شمارهۀ شبا و شمارهۀ کارت فقط برای کسی در فایل می‌آید که اجازهۀ دیدن حقوق را دارد. شبا و شمارهۀ کارت در پیش‌نمایش و سابقهۀ تغییرها هم نشان داده نمی‌شود.
- فایل را از خود نرم‌افزار گرفته‌اید، نه یک فایل قدیمی. ستون «شناسه» سر جایش است.
- ستون‌هایی که پر نکرده‌اید را خالی گذاشته‌اید، نه با خط تیره یا «ندارد» پر کرده‌اید.
- شماره‌ها را با ارقام معمولی و بدون فاصله نوشته‌اید.
- پیش‌نمایش را تا آخر خوانده‌اید، مخصوصاً بخش ردیف‌های ردشده.
اگر دانش‌آموزانتان را از سامانهۀ سیدا می‌گیرید، ورود اطلاعات از سیدا فقط جاهای خالی پرونده‌های موجود را هم از سیدا پر می‌کند. ویرایش گروهی با اکسل برای چیزهایی است که در سیدا نیست یا خودتان دارید، مثل شمارهۀ تلفن اولیا که از ثبت‌نام جمع کرده‌اید.
می‌خواهید روی دادهۀ خودتان ببینید این مسیر چطور کار می‌کند؟ یک جلسهۀ اختصاصی رایگان بگیرید.
