مدیر مدرسه‌ای می‌خواهد نرم‌افزار مالی راه بیندازد. فهرست سیصد دانش‌آموز را دارد، چون در سیدا ثبت شده‌اند. ولی نرم‌افزار جدید خالی است و اولین جمله‌ای که می‌شنود این است: «اول باید دانش‌آموزها را وارد کنید.» یعنی سیصد اسم، سیصد کد ملی، سیصد شماره تلفن که یک بار در سیدا تایپ شده‌اند و حالا باید دوباره تایپ شوند.
این مقاله روش‌های ورود اطلاعات را کنار هم می‌گذارد و توضیح می‌دهد افزونه‌ی «یکانو برای سیدا» چه کار می‌کند و چه کار نمی‌کند.
روش‌های ورود دانش‌آموزان به نرم‌افزار مالی
| روش | مزیت | مشکل |
|---|---|---|
| تایپ دستی | بدون نیاز به ابزار | زمان زیاد و خطای تایپی، به‌خصوص در کد ملی و شماره تلفن |
| فایل اکسل | مناسب وقتی داده را جایی دارید | خودِ اکسل را باید از جایی بسازید؛ دوباره می‌رسیم به تایپ |
| عکس یا PDF و OCR | بدون تایپ | کیفیت خوانش به PDF و صفحه بستگی دارد و باید خروجی را یکی‌یکی بررسی کرد |
| خواندن مستقیم از سیدا با افزونه | داده همان است که در سیدا ثبت شده | نیاز به نصب افزونه، و فقط برای مدرسه‌ای که خودش در سیدا حساب دارد |
برای ورود دسته‌جمعی از اکسل و OCR هم قبلاً نوشته‌ایم: ثبت‌نام با OCR و اکسل و انتقال داده از اکسل به نرم‌افزار حسابداری. اینجا روی راه چهارم تمرکز می‌کنیم.
افزونه چطور کار می‌کند؟
- شما خودتان وارد سیدا می‌شوید، با حساب خودتان؛ رمز سیدا هیچ‌جا نمی‌رود.
- در صفحه‌ی جستجوی دانش‌آموزان سیدا، دکمه‌ی آبی افزونه را می‌زنید. افزونه درون همان تب و با همان نشست شما، صفحه‌به‌صفحه فهرست را می‌خواند.
- فقط فیلدهای لازم نگه داشته می‌شود. کد ملی والدین، شماره بیمه و عکس در سیدا می‌مانند.
- صفحه‌ی «ورود از سیدا» در یکانو باز می‌شود و فهرست به آن تحویل داده می‌شود؛ فقط به همین صفحه، نه به صفحه‌های دیگر.
- پیش‌نمایش را می‌بینید، کلاس‌ها را انتخاب می‌کنید و تازه با زدن «ثبت» چیزی نوشته می‌شود.
تا قبل از «ثبت» هیچ دانش‌آموزی در یکانو ساخته نمی‌شود. فهرست خوانده‌شده هم حداکثر سی دقیقه در حافظه‌ی افزونه می‌ماند و پس از ورود موفق پاک می‌شود.
قبل از ثبت، چه چیزهایی بررسی می‌شود؟
یک حساب سیدا می‌تواند در چند مدرسه یا چند سال سمت داشته باشد. برای اینکه فهرستِ مدرسه‌ی دیگری اشتباهی وارد نشود، یکانو کل فهرست را رد می‌کند اگر:
- «کد مدرسه در سیدا» در تنظیمات مدرسه ثبت نشده یا با کد ردیف‌ها نمی‌خواند (بار اول همان صفحه می‌گذارد یک‌بار ثبتش کنید)،
- ردیف‌ها از چند مدرسه باشند،
- سال تحصیلی ردیف‌ها با سال فعال در یکانو یکی نباشد.
این سخت‌گیری عمدی است. بهتر است ورود اشتباه از اول انجام نشود تا اینکه بعد از ثبت دویست دانش‌آموز مدرسه‌ی دیگر، مجبور به پاک‌کردنشان شوید.
وقتی دانش‌آموزی از قبل در یکانو هست
- دانش‌آموز تکراری رد می‌شود، نه خطا؛ پس می‌توانید فهرست را چند بار وارد کنید و چیزی دوبار ساخته نمی‌شود.
- اگر در یکانو برای او فیلد خالی دارید (مثلاً نام مادر، تاریخ تولد، تلفن، آدرس) و سیدا آن را دارد، همان را به‌عنوان «تکمیل» پیشنهاد می‌دهد. مقدار موجود هیچ‌وقت بازنویسی نمی‌شود. کد ملی و کلاس هم دست‌نخورده می‌مانند.
محدودیت‌ها را بدانید
- سیدا نام کلاس را نمی‌دهد، فقط پایه و رشته را. اگر آن پایه یا رشته در یکانو دقیقاً یک کلاس دارد، دانش‌آموز خودکار در آن قرار می‌گیرد؛ در غیر این صورت کلاس را خودتان انتخاب می‌کنید.
- اشتباه تایپی در کد ملیِ فهرست خودتان را افزونه تصحیح نمی‌کند. اگر کد ملی یک نفر در یکانو غلط تایپ شده باشد، ممکن است با ردیف سیدا یکی حساب نشود و یک دانش‌آموز تکراری ساخته شود. بعد از اولین ورود، فهرست را یک بار مرور کنید.
- دوره‌ی غیر از «ضمن سال» (مثلاً تابستانی) فقط علامت می‌خورد، رد نمی‌شود.
- هنوز همه‌ی مرورگرها نیستند. نسخه‌ی فایرفاکس هم‌اکنون از صفحه‌ی یکانو نصب می‌شود. نسخه‌ی کروم هنوز در انتظار انتشار در فروشگاه است.
بعد از ورود دانش‌آموزان
با اطلاعات دانش‌آموزان، بقیه‌ی راه‌اندازی ساده‌تر می‌شود: شهریه‌ی هر پایه، رسیدها، اقساط. ترتیب پیشنهادی راه‌اندازی در چک‌لیست مالی شروع سال تحصیلی آمده است. و اگر می‌خواهید ببینید این مسیر برای مدرسه‌ی شما چطور می‌شود، یک جلسه‌ی نمایش درخواست کنید.
