از ثبت‌نام سال تحصیلی ۱۴۰۵-۱۴۰۶، قرارداد شهریه‌ی مدرسه‌ی غیردولتی فقط وقتی معتبر است که در سامانه‌ی مشارکت‌ها (my.mosharekatha.ir) ثبت شده باشد. وزارت آموزش و پرورش در خرداد ۱۴۰۵ صریح اعلام کرد که «هرگونه قرارداد دستی با اولیا فاقد اعتبار خواهد بود». یعنی از این به بعد، وقتی بازرس منطقه یا ولیِ معترض بپرسد این خانواده چقدر باید می‌پرداخت، جواب را از سامانه می‌خوانند، نه از دفتر مدرسه.
این قانون فقط یک فرم اداری تازه نیست. اگر مبلغ قرارداد، تخفیف یا برنامه‌ی پرداختی که در دفتر مالی مدرسه نوشته‌اید با قرارداد سامانه نخواند، هر اختلافی به ضرر مدرسه تمام می‌شود. این مطلب می‌گوید قاعده‌ها دقیقاً چه هستند، اختلاف معمولاً از کجا پیدا می‌شود و دفتر مدرسه را چطور با قرارداد الکترونیکی هم‌خوان نگه دارید.
قاعده‌ها دقیقاً چه می‌گویند؟
طبق آنچه وزارت آموزش و پرورش برای ثبت‌نام ۱۴۰۵-۱۴۰۶ اعلام کرد و قدس آنلاین و ایمنا منتشر کردند:
- ثبت‌نام قطعی فقط الکترونیکی است. مدیر پس از ابلاغ شهریه‌ی مصوب، قرارداد بین ولی و مدرسه را در سامانه‌ی مشارکت‌ها تنظیم می‌کند و یک نسخه‌ی چاپی مهر و امضاشده به ولی می‌دهد.
- بدون سیدا قرارداد ثبت نمی‌شود. دانش‌آموز باید در سامانه‌ی سیدا ثبت‌نام شده باشد تا اطلاعاتش در سامانه‌ی مشارکت‌ها برای بستن قرارداد در دسترس باشد.
- هنگام ثبت‌نام فقط شهریه‌ی مصوب. نرخ شهریه، هزینه‌ی فوق‌برنامه و جزئیات خدمات باید در محل ثبت‌نام جلوی چشم خانواده‌ها نصب شود.
- خدمات جانبی شرط دارد. هزینه‌ی میان‌وعده یا ناهار فقط با مصوبه‌ی انجمن اولیا و مربیان، تأیید اداره‌ی منطقه و رضایت ولی گرفته می‌شود. قرارداد سرویس و لباس فرم را هم مدیر مدرسه نمی‌بندد.
- اگر شهریه‌ی جدید ابلاغ نشده باشد، شهریه‌ی مصوب سال قبل به‌صورت علی‌الحساب مبنای توافق است تا شهریه‌ی جدید ابلاغ شود.
- انصراف: اگر خانواده پیش از شروع سال تحصیلی انصراف بدهد ۵ درصد شهریه‌ی مصوب، بعد از شروع سال تا پیش از امتحانات نوبت اول ۵۰ درصد، و بعد از شروع امتحانات نوبت اول کل شهریه به مدرسه تعلق می‌گیرد. اگر مدرسه این قواعد را هنگام ثبت‌نام به خانواده نگفته باشد، باید کل مبلغ دریافتی را برگرداند و مدارک دانش‌آموز را تحویل دهد.
درباره‌ی شهریه‌ی علی‌الحساب و اینکه بعد از ابلاغ نهایی با تفاوتش چه کنید، جداگانه نوشته‌ایم: شهریه موقت تا ابلاغ نهایی.
چرا دفتر مدرسه و قرارداد سامانه از هم فاصله می‌گیرند؟
قرارداد در سامانه یک بار، در روز ثبت‌نام، بسته می‌شود؛ اما دفتر مالی مدرسه تمام سال تکان می‌خورد. اختلاف معمولاً از این چند جا شروع می‌شود:
۱. تخفیفی که شفاهی داده شد
مدیر در جلسه‌ی ثبت‌نام به خانواده‌ی دو فرزندی قول ده درصد تخفیف می‌دهد، حسابدار هم آن را در دفتر کم می‌کند، اما قرارداد سامانه با مبلغ کامل ثبت شده است. حالا اگر همان خانواده در اسفند بدهکار بماند، یک سند می‌گوید بدهی‌اش X است و سند دیگر X منهای تخفیف. تخفیف باید یک‌جا و با دلیل ثبت شود، و آن‌جا باید با قرارداد یکی باشد. معیارهای قابل دفاع برای تخفیف را در این مطلب مرور کرده‌ایم.
۲. برنامه‌ی اقساطی که بعداً عوض شد
ولی در آبان می‌آید و می‌خواهد قسط آذر را دو ماه عقب بیندازد. مدرسه قبول می‌کند و حسابدار در دفتر قسط را جابه‌جا می‌کند. این توافق تازه باید جایی مکتوب شود که اگر بعداً سؤال شد، معلوم باشد تغییر با رضایت هر دو طرف بوده است، نه اینکه مدرسه دیر پیگیری کرده یا ولی بدقولی کرده.
۳. فوق‌برنامه و خدمات جانبی که قاطی شهریه شد
اگر هزینه‌ی کلاس فوق‌برنامه یا ناهار در دفتر با شهریه یک‌جا جمع شود، جمع دریافتی از یک خانواده از مبلغ قرارداد شهریه بیشتر می‌شود و از بیرون شبیه دریافتِ مازاد بر مصوب به نظر می‌رسد. هر کدام از این‌ها مصوبه و رضایت جداگانه دارد و باید در دفتر هم جدا دیده شود.
۴. شهریه‌ی علی‌الحساب و ابلاغ نهایی
اگر ثبت‌نام با شهریه‌ی سال قبل انجام شده و شهریه‌ی جدید بعداً ابلاغ شده، مبلغ هر دانش‌آموز در دفتر باید از روز ابلاغ به رقم جدید تغییر کند و تفاوتش جداگانه پیگیری شود. دفتری که هنوز رقم علی‌الحساب را نشان می‌دهد، بدهکاران را کمتر از واقع نشان می‌دهد.
۵. انصراف وسط سال
دانش‌آموزی که در آبان می‌رود، طبق قاعده‌ی بالا نصف شهریه‌ی مصوب را بدهکار است. اگر بیشتر از این پرداخته، مابقی برمی‌گردد؛ اگر کمتر، مانده‌اش هنوز طلب مدرسه است. هر دو حالت باید در دفتر با مبلغ نهایی ثبت شود، نه با رقم کامل قرارداد. جزئیات محاسبه و ثبت را در راهنمای استرداد شهریه هنگام انصراف آورده‌ایم.
چه چیزی کجا ثبت شود؟
| موضوع | مرجع اصلی | در دفتر مدرسه |
|---|---|---|
| مبلغ شهریه‌ی مصوب هر دانش‌آموز | قرارداد سامانه‌ی مشارکت‌ها | همان رقم، بدون گرد کردن |
| تخفیف | آنچه با ولی توافق و مکتوب شده | مبلغ و دلیل، روی پرونده‌ی همان دانش‌آموز |
| فوق‌برنامه و خدمات جانبی | مصوبه‌ی انجمن و رضایت ولی | ردیف جدا از شهریه |
| برنامه‌ی اقساط و تغییراتش | توافق مکتوب با ولی | سررسید و مبلغ هر قسط، با یادداشت هر تغییر |
| چک‌ها | خودِ چک صیادی | شماره، سررسید، وضعیت و قسطی که بابتش داده شده |
| انصراف | قاعده‌ی ۵، ۵۰ و ۱۰۰ درصد | مبلغ نهایی و رقم برگشتی |
یک مثال
فرض کنید شهریه‌ی مصوب پایه‌ی هفتم مدرسه‌ای ۸۰ میلیون تومان است و قرارداد خانواده‌ی رضایی در سامانه با همین رقم ثبت شده. مدرسه به این خانواده به‌خاطر فرزند دوم ۸ میلیون تومان تخفیف داده و قرار شده باقی در شش قسط ماهانه پرداخت شود. خانواده در کنار شهریه، ناهار هم گرفته که ماهی ۲ میلیون تومان است.
دفتر درست این خانواده این‌طور خوانده می‌شود: شهریه ۸۰ میلیون، تخفیف ۸ میلیون با دلیل «فرزند دوم»، خالص شهریه ۷۲ میلیون در شش قسط ۱۲ میلیونی، و ناهار در ردیفی جدا. اگر بازرس جمع دریافتی‌ها را با قرارداد مقایسه کند، می‌بیند شهریه دقیقاً همان رقم قرارداد منهای تخفیف ثبت‌شده است و ناهار هم بیرون از آن. اما اگر حسابدار ناهار را روی شهریه کشیده باشد و تخفیف را هم جایی ننوشته باشد، همین خانواده روی کاغذ ۸۴ میلیون بابت شهریه‌ای داده که ۸۰ میلیون مصوب است.
چک‌لیست ماهانه برای مسئول مالی
- تعداد دانش‌آموزان فعال در دفتر را با تعداد قراردادهای سامانه مقایسه کنید. هر دانش‌آموزی که قرارداد ندارد یا قراردادش مانده ولی دانش‌آموز رفته، همین حالا تعیین تکلیف شود.
- مبلغ شهریه‌ی هر پایه در دفتر را با شهریه‌ی ابلاغی همان پایه بسنجید، مخصوصاً اگر ثبت‌نام علی‌الحساب بوده.
- هر تخفیفی که در دفتر هست باید دلیل مکتوب داشته باشد. تخفیف بی‌دلیل همان جایی است که بعداً سؤال پیش می‌آید.
- فوق‌برنامه، سرویس و غذا جدا از شهریه جمع شوند و برای هر کدام مصوبه در پرونده باشد.
- اقساطی که سررسیدشان جابه‌جا شده، یادداشت تغییر داشته باشند: کی، به درخواست چه کسی و تا چه تاریخی.
- برای هر انصراف، مبلغ نهایی طبق قاعده‌ی درصدی حساب شده و رقم برگشتی یا مانده‌ی طلب ثبت شده باشد.
- نسخه‌ی چاپی قرارداد سامانه که به ولی داده‌اید، یک نسخه هم در پرونده‌ی دانش‌آموز بماند.
پرسش‌های رایج
قراردادهای کاغذی که قبلاً بسته‌ایم چه می‌شوند؟
طبق اعلام وزارت، برای ثبت‌نام قطعی ۱۴۰۵-۱۴۰۶ قرارداد دستی اعتبار ندارد. اگر دانش‌آموزی هنوز قرارداد الکترونیکی ندارد، وضعیتش را با اداره‌ی منطقه روشن کنید؛ تصمیم درباره‌ی موارد خاص با منطقه است.
دانش‌آموزی که وسط سال ثبت‌نام می‌کند چه؟
همان قاعده: اول ثبت در سیدا، بعد قرارداد در سامانه‌ی مشارکت‌ها، و بعد ثبت مبلغ در دفتر مدرسه. اینکه شهریه‌ی دانش‌آموزی که دیرتر آمده چطور محاسبه شود را با شهریه‌ی ابلاغی مدرسه‌ی خودتان و منطقه چک کنید.
آیا سامانه‌ی مشارکت‌ها جای دفتر مالی را می‌گیرد؟
نه. قرارداد سامانه می‌گوید هر خانواده چقدر باید بپردازد؛ اینکه چه چیزی، کی و با چه روشی پرداخت شده، چک کدام قسط برگشت خورده و چه کسی چقدر بدهکار است، همچنان در دفتر خود مدرسه نگه داشته می‌شود. برای فهرست کامل مدارکی که بازرس معمولاً می‌خواهد، راهنمای اسناد مالی در بازرسی را ببینید.
در یکانو چطور؟
یکانو به سامانه‌ی مشارکت‌ها وصل نیست و قرارداد را برای شما در آن سامانه ثبت نمی‌کند. کاری که می‌کند نگه داشتن طرف دیگر ماجراست: شهریه‌ی هر پایه یک بار تعریف می‌شود و برای هر دانش‌آموز ردیف‌های شهریه با مبلغ اصلی، تخفیف و دلیل تخفیف کنار هم می‌مانند. فوق‌برنامه و خدمات جانبی ردیف جدا دارند. برنامه‌ی اقساط روی پرونده‌ی همان دانش‌آموز ساخته می‌شود، چک‌ها به قسطی که بابتش داده شده وصل می‌شوند و برگشت شهریه هنگام انصراف با مبلغ نهایی ثبت می‌شود.
نتیجه این است که وقتی بخواهید مبلغ هر دانش‌آموز را با قرارداد سامانه مقایسه کنید، رقم دفتر و دلیل هر تفاوت در یک صفحه جلوی شماست. اگر می‌خواهید این را روی اطلاعات مدرسه‌ی خودتان ببینید، بخش مدیریت شهریه را مرور کنید یا یک جلسه‌ی معرفی رایگان بگیرید.
این مطلب بر اساس اطلاعیه‌های منتشرشده‌ی وزارت آموزش و پرورش درباره‌ی ثبت‌نام ۱۴۰۵-۱۴۰۶ نوشته شده است. برای موارد خاص، آخرین بخشنامه را از اداره‌ی آموزش و پرورش منطقه بپرسید.
